井口様：当社は1950年に大昌貿易行有限公司の日本支店として始まった食品、機械の専門商社で、輸入食品部門、輸出食品部門、機械輸出部門で事業を展開しています。
私たちの部署は輸入食品部門となり、缶詰やオリーブオイル、フライドポテトといった食品商材を輸入し、国内に卸しています。
三好様：これまでは、メールで送られてくるPDFを目視と手作業でExcelに入力して管理をしていました。関連書類も紙でファイル保存していたため、情報管理がバラバラに分散し、確認や共有に多くの手間がかかるという課題がありました。また船の動静確認についても、船会社ごとに確認が必要で、非常に非効率でした。
特にコロナ禍で遅れが顕著にあった時期は、遅延具合も予測できなかったので、毎日のように手作業で状況を確認・更新をしており、本当に大変でした。
三好様：物流の展示会で初めてShippioの存在を知り「書類のやり取りも進捗管理も全部クラウド上で完結できる」という説明を聞いて、思い描いていた理想に近いものだと感じました。国内の配送系のサービスは色々ありますが、貿易に関するシステムはまだまだ少ないのが実情です。私たちの一番の課題であるスムーズなステータス管理、特に港〜港の流れを管理できるもの、という条件に当てはまっていたので導入したいと考えました。
井口様：当社は部門ごとで動いていますが、私のチームの課題はまさに業務の属人性の高さでした。ジョブに人が紐づいていて、例えば離職者が出ると背景が見えなくなっていました。輸入業務の流れ自体はシンプルなので、Shippioを使えばそんなに熟練していなくてもすぐに業務ができる状態になれて、尚且つ属人性も低くなるのではないかと思いました。
導入については、外部業者を巻き込むことができたという実績をもとに社内調整をしました。トライアルも実施させてもらえたので、導入効果やオペレーション面も具体的に感覚を掴め、導入への筋道が立ち、それも調整を進める上で大きな材料になりました。
三好様：現地メーカーからの最初のメールだけはまだShippioの管理フローに乗せられていないのですが、それ以降の流れは全てShippio上で完結できるようになりました。操作性が良く、数件操作すれば慣れるので、社内外のオペレーションもスムーズにスタートできました。
井口様：これまでは進捗、やり取り、書類がバラバラに管理されていて、船の動きも人力でなんとか対応し、書類も物理的にファイルで分けて管理している状態でした。しかしShippioを導入してからは、これら全てがShippio上で一元的に可視化され、効率よく管理・共有ができるようになりました。
三好様：Shippioをご存知ない方も多かったので、最初はなぜこのシステムを導入したいのか、また双方にどのようなメリットがあるのかを丁寧に説明しながら説得を進めていきました。各社への案内には、毎回のようにShippioにも入ってもらい、ステップバイステップで説明しながら業者さんを巻き込んでいきました。
その結果、導入からわずか3～4ヶ月でほぼ全ての乙仲、倉庫会社さんを巻き込み、Shippio上で管理ができる体制を築くことができ、導入時に構想した通りの状況を実現できました。双方にとって業務改善になるように、話し合いながら一緒に進めていく姿勢でコミュニケーションをとっています。
井口様：変化に対して懸念を示される方もいらっしゃいましたが、相手にとってのメリットを感じてもらえると好意的に受け入れていただけるケースが多かったです。中には、先方からさらに工数削減につながる提案をいただくこともあります。お互いにとってのメリットを増やせれば、より有用です。 Shippioを共通のツールとして活用するようになってから、以前よりも建設的なコミュニケーションが増えたように思いますし、パートナーとの強いエコシステムを確立しつつあります。
食品飲料部 課長代理 三好 辰典様
井口様：マネジメント側として実感している効果としては、明らかに工数が減り業務効率化がされています。その分、セールスサポートやお客様サポートなどの本質的な業務に時間を割けるようになり、人材コストをより効果的な業務にかけられていると思います。
三好様：貿易業務が効率化されたことで、私自身も本来の営業業務に集中できるようになっています。月30-40件ほどの案件を同時並行で進めていますが、全てがシステム上で一元管理できるようになり、出張中でも滞りなく業務が進められています。チャットでのコミュニケーションもShippio上に記録が残るので、後から確認することもできます。以前は特定の担当者しか分からなかった情報の確認や共有ができるようになり、ブラックボックス化を防げています。
井口様：業者とのやり取りも効率化しています。最初の段階でスケジュールやToDoを擦り合わせ、以降のやり取りもFAX・Excelから脱却し、Shippio上で完結できるようになり簡素化できました。また課題感のあった属人性についても、今はShippioを見ればどの案件でどんなやり取りが行われているかや案件の進捗が一目瞭然になりました。
食品飲料部 部長 井口 隆志様
三好様：取引量の多い海外メーカーであれば、最初のオーダーからShippioにアップロードしてもらう運用が可能になると、文字通り最初から最後までShippioで完結できる世界になり、システムの真価が発揮されると思います。導入企業としても、そうした活用を目指して巻き込みの範囲を広げていきたいですね。
井口様：機能面での課題については、Shippio側に随時フィードバックを行い、私たち自身の業務改善はもちろん、Shippio全体の改善にもつなげて、さらに利便性を高めていければと思っています。
同業の中には、未だに自社独自のExcelを随時更新しながら日々のオペレーションを回している会社もまだまだ多いと思います。デジタル化して効率化していこうと一歩踏み出すことが大事ですね。
Shippioでは国際物流の可視化を実現し、情報共有機能や、貿易書類・請求書管理、納期調整を一元管理できるクラウドサービスを提供し、貿易業務の可視化・効率化をサポートしております。
貿易業務で人手が不足している、現状のやり方ではDXが進まないなどのお悩みがございましたら、お気軽にお問い合わせください。