Shippio Worksを「共通言語」に、部署を越えるチーム連携を実現。琉球通運が実践した「見える化」による業務改革。

琉球通運株式会社様

目的

・業務の「可視化」により、特定の担当者に依存する属人化体制から脱却すること。
・部署間の情報分断を防ぎ、重大ミスをなくす連携体制を作ること。
課題

・口頭や紙などのアナログ管理が中心で、担当者不在時の確認漏れや伝達ミスのリスクを無くしたい。
・書類管理や進捗把握が個人の裁量に委ねられ、異動・退職時の引継ぎが困難。
効果

・Shippio Worksが部署間の「共通言語」となり、確認の手間削減とリアルタイムな進捗把握を実現。
・顧客との連絡手段を効率化して対応スピードが向上し、大手荷主からの信頼と評価を獲得。

物流事業者
業務効率化

沖縄の経済を支える総合物流企業、琉球通運。同社の国際物流部門は、部署間の情報共有が分断され、業務が特定の担当者に依存する「属人化」という根深い課題を抱えていた。このままでは、いずれ重大なミスに繋がりかねない。そんな危機感の中から始まった業務改革は、いかにして部署を越えたチーム連携を生み出し、顧客からも評価されるサービス品質を築き上げたのか。Shippio Worksを「共通言語」として活用し、変革を成し遂げた舞台裏に迫る。

導入製品

・Shippio Works

ビジネスモデルと主な業務について

沖縄県を拠点に、海上・航空・陸上輸送から倉庫管理、引越事業まで、幅広い領域をカバーする総合物流企業です。県民の生活や経済活動を支える物流インフラとして、多岐にわたるサービスを提供しています。そうした幅広い事業の中でも、今回の事例で中心となるのが、国際物流を担うフォワーディング課と通関課です。私たちのビジネスは、これら複数の部署がお客様である荷主企業様や国内外のパートナー企業様と密に連携することで成り立っています。そのため、部署間をまたぐ案件情報をいかにスムーズに、そして正確に共有できるかが、サービス品質の根幹をなしています。

導入の経緯と課題

部署の間に“落ちる”案件。属人化が招く、見えないリスク

Shippio Works導入前の案件管理は、担当者間の口頭での確認や、紙の書類の受け渡しが中心でした。そのため業務が可視化されておらず、担当者が不在の場合には、重要な情報が埋もれて確認漏れが発生するリスクを常に抱えていました。

特に、フォワーディング課と通関課を横断する案件では、情報が部署の間に“落ちてしまう”ことがあり、これが重大なミスに繋がりかねないと危機感を持っていました。また、書類の管理方法も担当者ごとに異なり、必要な情報を探すのに時間がかかっていました。この状況は業務の属人化を招き、担当者の異動や退職が発生した際には、業務の引き継ぎが非常に困難になることを、身をもって経験しました。「このままではいけない、もっと安心して情報を共有できる仕組みが必要だ」と、強く感じていました。

導入の決め手

コスト、スピード、汎用性。そして「伴走者」としての手厚いサポート

他社の案件管理システムも検討しましたが、費用が高く、私たちの規模では現実的ではありませんでした。Shippio Worksはコスト面、そして導入までのスピード感、多様な企業に対応できる汎用性の高さが際立っていました。

導入を決めるにあたり、私たちはまず国際物流業務のフローを徹底的に洗い出し、どの部分に課題があり、Shippio Worksがどう役立つのかをまとめて、会社の決裁を取りました。この業務の洗い出し自体が、自分たちの仕事を見つめ直す良い機会にもなりました。そして、機能面以上に私たちの背中を押してくれたのが、その手厚い導入サポートです。キックオフの段階で、導入が失敗するパターンを事前に共有してくれたおかげで、留意点を押さえながら主体的にプロジェクトを進めることができました。担当者ごとの利用状況をデータで可視化してくれるなど、まさに「伴走者」として、無理なく段階を追って運用開始までサポートしていただけたことに、大きな安心感がありました。

導入後の効果

「共通言語」が、チームの連携と顧客からの信頼を生んだ

Shippio Worksの導入は「属人化の解消」と「荷主様との連携強化」において、期待以上の成果をもたらしました。

まず、社内では部署を横断する案件の管理が非常にしやすくなりました。フォワーディング課が案件を作成し、通関課が必要な情報を入力していくという流れができたことで、書類を探したり、共有フォルダから取り出したりする手間がなくなりました。口頭でのやり取りが減った一方で、Shippio Worksが「共通言語」となり、業務精度を上げるための生産的なコミュニケーションはむしろ増えました。上長も案件の進捗をリアルタイムで把握できるため、管理の質も向上しています。

そして、荷主様との連携においても、大きな変化がありました。メールでのやり取りやファイルの授受が減り、チャットでの迅速なコミュニケーションが可能になったことで、お客様の反応が非常に良くなっています。ある大手のお客様からは「とても良い」と直接評価の言葉をいただきました。私たちがShippio Worksを介してスムーズに情報共有できるようになったことが、お客様の安心感にも繋がっていると感じています。

今後の活用について

沖縄の物流業界全体の価値向上へ

Shippio Worksを起点にさらなる業務改善と、業界全体への貢献を見据えています。

まずは荷主様との連携拡大です。すでに社内からは「他のお客様ともやりたい」という声が上がっており、今後さらに多くの荷主様との連携を広げていきます。

そして将来的には、沖縄県内の他の通関業者や物流会社とも協力し、Shippio Worksをプラットフォームとして情報交換できるような「輪」を広げていき、沖縄の国際物流業界全体の価値向上に貢献していくことが、私たちの次なる目標です。

Shippioでは国際物流の可視化を実現し、情報共有機能や、貿易書類・請求書管理、納期調整を一元管理できるクラウドサービスを提供し、貿易業務の可視化・効率化をサポートしております。
貿易業務で人手が不足している、現状のやり方ではDXが進まないなどのお悩みがございましたら、お気軽にお問い合わせください。