ビジネスモデルと主な業務について教えてください
私たちは主に海外の工場（例えば中国）で生産されたライターや着火具などを、日本へ輸入して全国の拠点へ届ける一連の流れを担当しています。逆にライターを作るために必要な部品を日本から中国へ輸出する業務も行っています。危険品であるガス入りライターを扱うため、スケジュール管理や通関手配には特に注意が必要です。
具体的には、船が港に着く日程を把握し、倉庫への搬入日程調整したり、通関業者・倉庫とのやり取りをしたり、コストの見積もりをとったり、必要書類を整えたりといった業務全般を行っています。最近は営業部門から出る新商品企画の相談に対して、中国工場で製造体制を整えるところまでサポートするケースも増えてきました。
短いフリータイムに大量のメール
導入の経緯と課題
導入のきっかけは、危険品であるガス入りライターの案件が増え、スケジュールのズレが生じるたびに倉庫や通関業者、社内営業など多方面へ同じ連絡を繰り返さなければならない状況でした。メールとExcelに頼るやり方では、どの書類がどの案件のものか分からなくなり、気づけば問い合わせが山のように積み上がってしまう。実際、担当者たちは日常的な残業に追われていて、「いつまでこんな非効率を続けるのか」と社内で不安も高まっていました。
そこで、スケジュールや書類を一元管理し、危険品のイレギュラー対応もスムーズに行えるデジタルフォワーディング系システムを探し始めたんです。DX推進も後押しとなり、導入に必要な稟議の段階から資料づくりをサポートしてくれる点などが評価され、最終的にShippioを候補に挙げることになりました。実際に使ってみると、複雑な船の動きも一括で見られますし、チャットでの情報共有がラクだと社内外から好評でした。
クラウドサービスと万全のサポート体制
導入の決め手
デジタルフォワーディング系のシステムをいくつか比較した結果、最終的にShippio Cargoを選んだのは、スケジュールの自動取得とチャット形式での一元管理ができる点でした。
たとえば危険品の場合、船の到着がずれるたびに「倉庫への貨物の搬入スケジュールをどう変更するか」など、関連部門へ何度も同じ連絡をしないといけませんでした。Shippio Cargoなら案件ごとに時系列で情報がまとまり、そのデータに書類をアップロードできるため、関係者全員が同じ画面を見て「今どこまで進んでいるのか」を一目で把握できます。
さらに、導入の際のサポート体制が手厚かったのも大きいです。社内稟議に必要な資料を作っていただいたり、細かい質問にも素早く対応していただいたり、安心してスタートできる環境が整っていました。
スケジュールと書類を一元管理で可視化
Shippioのサービスをどのような用途で利用していますか
まず、スケジュール管理がメインです。危険品の船便は日程が変動しやすいので、本船動静確認でスケジュールを自動取得してもらえるのは本当に助かっています。
次に、案件ごとのチャット機能です。外部の倉庫や通関業者さんとも同じプラットフォーム上で情報交換できるので、「メールを送って返信を待つ」という手間が激減しました。書類も各案件にひも付けてアップロードできるため、「あのインボイスをどこに保存した？」と探しまわる必要がなくなりました。
個人間のメールをチャットに集約
導入後の効果は？
一言で言うと、メールと電話の回数が劇的に減ったことが最大のメリットです。以前は1日に何十件もの問い合わせが集中して、メールをひたすら開いて、社内用のスケジュール管理用のExcelを更新して…という繰り返しでしたが、今は案件ページを開けば一通りの情報がそろうので、周りからの「いつ入るの？」「書類はどれ？」といった質問が激減しました。
当然、作業効率が大幅にアップし、残業時間の削減にもつながっています。残業時間はShippio Cargo導入前と比較して半分以下になっています。船の動きに遅延などがあった際も、以前であれば各通関業者に案件別にメールを送付、その回答を待って社内へフィードバック。場合により、その社内のフィードバックをさらに各通関業者へ返すといった作業が必要でしたが、現在ではチャット上で修正情報が共有されれば、それを見た人は個別に問い合わせる必要がありません。チャット上の一元管理のおかげで同じ情報を色々な人に何度もメールする必要がなくなるので貿易業務上のストレスも激減しました。
Shippioのさらなる機能でビジネス展開へ
今後の活用について
現時点でも十分助けられていますが、まだ使い切れていない機能もあるので、さらなる運用拡大を検討したいです。たとえば貨物明細の自動化や、社内用マスターを取り込んだ帳票作成などをもっと進めれば、より一層の効率化が図れるはずだと思っています。
また、海外拠点との連携を強化するために、同じシステムを使ってリアルタイムに生産状況を共有するなど、今後のビジネス展開にも生きる使い方ができそうです。すでに「Shippioなしの状態にはもう戻れない」と言えるほど便利だと感じています。
輸入業務はスケジュール変更が多く、関係者との連携が不可欠です。Shippioを導入したことで、メールのやり取りに追われる非効率から抜け出し、情報共有のストレスが激減しました。残業の削減や書類管理の簡素化はもちろん、心のゆとりも得られたと実感しています。今後はさらなる機能活用を通じて、輸出入の現場をより快適にしていきたいです。
(左)業務部 購買課 主事 石崎邦雄様
(右)業務部 購買課 阿部悦子様
Shippioでは国際物流の可視化を実現し、情報共有機能や、貿易書類・請求書管理、納期調整を一元管理できるクラウドサービスを提供し、貿易業務の可視化・効率化をサポートしております。
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