導入時の課題

EC市場拡大に伴う業務負荷増と季節商品の納期管理

輸入業務において、EC市場の拡大とそれに伴う輸入量の増加が、貿易業務の負荷を増大させていました。特に、旧正月や国慶節のような大型連休や、新生活の準備が始まる3月の繁忙期は、業務工数が一時的に増加し、業務負荷をさらに高めていました。

家具インテリア・雑貨業界では、コタツ、扇風機、加湿器、クリスマス商品など、季節商品の需要が高まることは避けられません。これらの商品の需要がピークに達する時期に、本船の遅延が発生すると、季節商品の納期遅延とそれによる機会損失が生じます。季節商品の納期遅れは、事業にとって深刻な問題であり、絶対に回避しなければなりません。これらから、業務の可視化と効率化が課題となっていました。

さらに、本船のスケジュールが可視化されていなかったため、各担当者が個別にExcelで管理していました。これが原因で、情報の連携がスムーズに行えず、本船遅延が発生すると、それに伴う倉庫との納期調整の工数が増加し、コミュニケーションコストが増大していました。

Shippioを選んだポイント

デジタルフォワーディングとAny Cargoの統合利用で貿易DXを加速

輸入業務の効率化で最初に取り組んだのは、本船スケジュールの可視化でした。これを実現するため、広範な自動トラッキング機能を備えたサービスの導入を検討しました。Shippioは、多くの船会社をカバーするトラッキング機能だけでなく、チャットや書類共有が可能なプラットフォームを提供しており、この一元化されたプラットフォームにより、貿易実務と情報共有の両方が効果的に実現できると考えました。

Shippioの導入後、本船の動静はリアルタイムで全利用者に共有されるようになり、煩雑だった本船動静に関する問い合わせのやりとりが大幅に減少し、各関係者が必要な情報をタイムリーに取得できるようになりました。

またShippioは、社内関係者だけでなく、外部の物流事業者にもゲストアカウントを発行し、プラットフォームに招くことが可能でした。これにより、貿易実務者と物流事業者との納期調整が格段にスムーズに進むようになりました。ゲストアカウントには閲覧権限を設定できるため、情報漏洩のリスクも抑えつつ、必要なファイルやチャットのみを安心して閲覧することができます。

さらに、デジタルフォワーディングサービスとAny Cargoとの併用開始により、Shippioが提供するフォワーディングサービスだけでなく、他のフォワーダーとの案件もクラウド上で一元管理することが可能になりました。これにより、全貿易案件のクラウド移行が実現し、貿易業務のDXが一層進んだと感じています。

導入時に苦労したこと

社外の物流事業者や、Shippio以外のフォワーダーに対する導入説明と調整業務が必要でした。具体的には、3社の倉庫会社と3社のフォワーダーに対して、デモ画面を使用したプレゼンテーションや書類アップロードのデモ、チャット機能の実演を行うことで、システムの利点を具体的に示すことができ、理解と支持を得ることができました。

また、社内で貿易業務に直接関わりの少ない、ECサイト運営担当者やバイヤーへのシステム利用推進も行いました。最初は利用に対して抵抗感がある人もいましたが、本船動静の自動トラッキング機能が提供するタイムリーな情報を手軽に取得できる点や、直感的で使いやすいシステムデザインのおかげで、すぐに使い始めてくれました。

導入後の効果

洋上在庫可視化でECサイトの欠品削減

Shippioの導入により、社内外のコミュニケーションが大幅に改善されました。以前は日常的に何十通ものメール対応や、煩雑な書類フォルダリング作業が必要でしたが、今ではチャット機能とクラウド管理を活用することで、ワンプラットフォーム上で効率的に完結することができるようになりました。

ECサイト運営の面では、在庫量に応じたカートの即時調整が重要な課題で、貿易実務者に問合わせが集中していました。Shippioを利用することで、ECサイト運営者が本船動静のスケジュールを確認しながらカートコントロールを行えるようになり、予約販売も実施可能になりました。また、洋上在庫の可視化により、在庫水準を維持しながら、ECサイトのカート稼働率を向上させることが実現しました。

加えて、バイヤーは輸送データを基に季節商品の納期を予測できるようになり、より適切なタイミングでの発注が可能となりました。これにより、商品をスムーズに販売日までに納品することができるようになりました。

総合的にみて、貿易業務の工数を約50%削減することができ、輸入量が増加する状況下でも追加の社員採用を行わずに対応可能となりました。特に繁忙期には、昨年比で残業時間が大幅に減少できました。

Shippioがお勧めな会社とは

Shippioは、季節性の高い商品を扱い、柔軟な調達が必要な企業に特にお勧めです。家具や家電など、特定の季節に需要が集中する商品は、効率的な在庫管理と供給が売上に直接影響を及ぼします。

特にEC企業にとって、カートの稼働率は売上に直接影響を与えます。洋上在庫の可視化は、発注タイミングの改善やカートコントロールの最適化に非常に有効だと思います。

このように、業務効率化と納期遵守の向上が求められる業種において、Shippioを特に強くお勧めします。

Shippioでは国際物流の可視化を実現し、情報共有機能や、貿易書類・請求書管理、納期調整を一元管理できるクラウドサービスを提供し、貿易業務の可視化・効率化をサポートしております。
貿易業務で人手が不足している、現状のやり方ではDXが進まないなどのお悩みがございましたら、お気軽にお問い合わせください。