―ビジネスモデルと主な業務について教えてください
私たちは国際物流のフォワーダーとして、日々多くのお客様の貨物輸送を手掛けています。
ビジネスモデルの核となるのはお客様や国内外のパートナー企業と密に連携し、複雑な国際輸送を円滑に進めることです。
そのためBooking連絡、各種輸出入書類の授受、そして貨物の進捗や本船動静の共有など、正確かつ迅速なコミュニケーションが業務の中心となります。
(左)取締役 欧米・アジア営業部長 福田 丈記様
(右)欧米・アジア営業部 業務課 課長 赤堀 和浩様
1日2時間を費やす追跡業務とコミュニケーションの非効率性
―導入の経緯と課題
Shippio Works導入以前は、多くの非効率な作業を内包していました。
最も大きな課題は貨物の動静確認にかかる時間でした。お客様から到着状況の問い合わせを毎日のようにいただくため、その都度複数の船会社のウェブサイトを個別に確認し、手動でExcel表を作成・更新する必要がありました。
この一連の追跡業務だけで担当者1人が毎日1〜2時間を費やすことも珍しくなく、組織全体で膨大な時間を費やしていました。
また、お客様との連絡がメール主体のため、案件ごとに情報が分散し、過去の経緯を遡って探す手間が発生していました。さらに1通1通のメールを作成する作業も、多くの案件を抱える中ではその積み重ねが大きな業務負担でした。
過去には、こうしたデジタル化の遅れが原因で、大手のお客様が離脱しかけたという苦い経験もあり、業務プロセスの改革は喫緊の課題でした。
機能性と使いやすさはもちろん、
データで定着を支援する手厚いサポート体制
―導入の決め手
課題解決のため、複数のデジタルサービスを検討しましたが、最終的にShippio Worksを選んだ決め手は圧倒的な「使いやすさ」です。
デモ画面は非常にシンプルで、誰でも直感的に扱えると確信しました。
他社のサービスも検討しましたが「実際に利用できそうだ」と感じたのはShippio Worksだけでした。
特に評価したのは、貨物追跡（トレース）がメイン機能でありながら、案件ごとにチャットスペースが設けられ、書類のやり取りまで完結できる点です。
メールに代わる総合的なコミュニケーション機能が大きな魅力でした。
機能面だけでなく、導入時の手厚いサポートも助かりました。
導入当初は「本当に使いこなせるのか」という不安もありましたが、まずはグループ内で試すことから始めました。その過程で、Shippioのカスタマーサクセスの方が提供してくれた「誰がどのくらい使っているか」という詳細な利用状況のデータ分析は、非常に効果的でした。
データに基づいて利用が滞っているメンバーへ具体的に働きかけることができ、社内への浸透が大きく進みました。海外拠点との会議にも参加して直接使い方を説明してくれるなど、まさに「伴走者」として支援してくれる姿勢に、大きな安心感を持ちました。
荷主連携の前から「1人あたり月間20時間以上」の効率化
コミュニケーションもストレスフリーに
―導入後の効果は？
Shippio Worksの最も大きな成果は時間効率の大幅な改善です。
まだ荷主企業との本格的な連携はこれからですが、現段階でも1人あたり月間20時間以上の業務効率化につながっています。船会社のサイトをひとつひとつ確認する手間がなくなり、組織全体での時間短縮効果は計り知れません。
コミュニケーションの質も劇的に向上しました。
案件ごとのチャットルームに必要な情報が集約され、「いつもお世話になっております」といった定型文を打つ必要もありません。LINEのような気軽さで迅速な情報共有が可能になり、動画などの重いファイルも容量を気にせず扱えるようになりました。
過去のやり取りを探す手間や、「言った言わない」といったトラブルも未然に防げるようになっています。
CIS地域営業部 営業課 課長 北村 久美子様
「これがないと困る」ツールへの進化に期待
―今後の活用について
今後は多くの荷主企業とShippio Works上で連携していくことが目標です。その上で、さらなる機能の進化にも期待を寄せています。
間も無くリリースされる「タスク管理機能」などにも期待しており、Shippio Worksが、私たちにとって「これがないと困る」と言われるような、業務に不可欠なツールへと進化していくことを心待ちにしています。
取締役 CIS地域営業部長 兼 航空貨物営業部長 室井 次郎様
Shippioでは国際物流の可視化を実現し、情報共有機能や、貿易書類・請求書管理、納期調整を一元管理できるクラウドサービスを提供し、貿易業務の可視化・効率化をサポートしております。
貿易業務で人手が不足している、現状のやり方ではDXが進まないなどのお悩みがございましたら、お気軽にお問い合わせください。
