―ビジネスモデルと主な業務について教えてください

 TTSは主にコンロやボンベといった火に関わる商品を中心に海外からの輸入商品を扱っており、商品が海外で発注されてから国内の取引先へ納品されるまでの流れを管理しています。いわゆる「物流業務」や「サプライチェーン」の部分が中心ですね。以前は専門知識のあるベテラン社員が担当していたのですが、退職に伴い、未経験の私たちが引き継ぐことになりました。
また、コールセンター的な役割も担っており、お客さま対応の電話が多いのも特徴です。輸入手続きのサポートだけでなく、各種問い合わせや調整業務にも日々追われてきました。

鳴り止まないメールや電話に混乱

―導入の経緯と課題

 退職による人員の穴を埋めるべく私たちが物流管理を始めたのですが、物流に関して知識がまったくなかった私達は最初は書類も何が何だか分からない状態で、途方に暮れていました。輸入に関する問い合わせや納期調整など、メールや電話がひっきりなしに入るので、その対応に時間と労力を取られていたのです。

 そこで「他にもっと効率化できる方法はないか」と部長が調べてきたのが、Shippio Cargoをはじめとする物流管理ツールでした。さらに取引先である株式会社東海様がShippioを利用されており、そのゲストアカウントとして利用する機会があったのが最初のきっかけです。その中で東海様からも「Shippioはいいよ」という話があり、「それなら試してみよう」と導入を検討し始めました。

見やすさと使いやすさで社内外の理解が容易

―導入の決め手は？

 複数のシステムを比較してみた結果、見やすさと使いやすさが最大の決め手でした。画面がシンプルで、チャット形式のやり取りがすぐにイメージできたんです。メールや電話対応が多い仕事ですので、やるべきことが誰の目にも分かる形で管理できるのはありがたいと感じました。
また、担当者同士で情報を共有する際にチャットで履歴が残るため、「言った・言わない」のトラブルが減ることも大きなポイントでしたね。社内だけでなく、取引先にも見てもらえる点で、外部の協力も得やすかったことが後押しになりました。

導入時に社内や取引先へ周知する際も、思っていたよりもすんなり浸透しました。簡単な操作説明をする勉強会を開いただけでほぼ理解してくれました。特に営業の方は「外出先からスマホで見られるのがありがたい」という反応でした。通関業者や倉庫側からも「これでメールが減るなら助かる」と言って頂けました。

データベースでスケジュールも書類も一括管理

―Shippioのサービスをどのような用途で利用していますか

 一番大きいのは、スケジュール管理や納期の共有です。これまでExcelで管理していましたが、外出先では見づらいですし、常に最新データかどうか分からないという問題がありました。Shippio Cargoに切り替えてからは、誰でもオンライン上で同じ情報にアクセスできるので、「いつ入るの？」「納期はどうなったの？」といった電話が格段に減りました。

 また、書類の管理にも使っています。以前は紙のパッキングリストなどを大量にファイリングしていたのですが、今ではデータで一括管理できます。必要なときにすぐ検索できるので、本当に便利です。

業務効率化で軽減する精神的負担

―導入後の効果は？

 一言でいうと、業務負荷が圧倒的に減ったと実感しています。以前は1日に何十件もの電話が鳴り、メールの対応で手一杯でしたが、今では数えるほどしか電話やメールがきません。必要な情報はShippio Cargo上で共有するため、営業や関係部署から「いつ入るの？」と責められることがなくなりました。倉庫や通関業者とのやり取りもチャットで済むようになったので、「書類を添付して送る→確認する→またメールを返す」というフローがほぼ不要になりました。私たちは別の作業をする時間を確保できるようになり、業務効率が劇的に上がったと思います。

 加えて、書類のペーパーレス化も大きいですね。案件ごとにパッキングリストやインボイス、B/Lを印刷して山のように紙を保管していましたが、今はほぼゼロです。倉庫業者さんや通関業者さんともチャットを使ってやり取りしているので、お互いに手間が省けるメリットを共有できています。

こういった効果から精神的な負担が軽くなったと感じています。営業からの問い合わせ電話がなく、連絡ミスもなくなるのでそこによるストレスも激減しました。以前では繁忙期には22時ほどまで残業をすることもしばしばありましたが、現在では基本的に定時で帰ることができています。

さらに有効活用して業務をスマートに

―今後の活用について

 会社の方針や部署ごとの取り決めもあるので、まだフルリモートとまではいきませんが、在宅勤務や出先での業務に関しては十分に対応できる状態です。アクセスさえできれば、どこにいても同じ情報を見られるのは大きな強みですよね。

 今後は、さらに他部署との連携を深めたり、活用できる機能を増やしていったりして、より業務をスムーズにしていきたいと考えています。まだ使いこなせていない部分もありますので、徐々に試していければと思っています。

最初は初心者ゆえの不安もありましたが、思い切って導入してみて本当に良かったと思っています。電話やメールが減って業務の効率が上がり、気持ちにもゆとりができました。今後も活用を広げ、さらに生産性を高めていきたいですね。

(右)株式会社TTS  SCM部 主任 大瀬徹様

株式会社東海のゲストアカウントでもShippio Cargoを活用し業務を行っている

(中)株式会社東海　阿部様
(左)株式会社東海　石崎様

Shippioでは国際物流の可視化を実現し、情報共有機能や、貿易書類・請求書管理、納期調整を一元管理できるクラウドサービスを提供し、貿易業務の可視化・効率化をサポートしております。
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